Vedtekter for Ås Rotary

-medlem av Rotary International-

Revidert på klubbmøte 15.november 2022

§ 1 Innledning

Ås Rotary er en lokal klubb og en del av Rotary International med klubber organisert i distrikter. Hver klubb er forpliktet på mål, lover og regler for Rotary International og for det distriktet klubben tilhører.

Ås Rotary tilhører Distrikt 2260.

§ 2 Formål

Ås Rotarys vedtekter er basert på lov for rotaryklubber og det formål som til enhver tid følger av vedtak i Rotary Internationals lovråd. I samsvar med dette er Ås Rotary sitt formål følgende:

Oppmuntre og fremme medlemmenes arbeid i å gagne andre, utvikle kjennskap og vennskap, fremme høye etiske krav i alt arbeid, anerkjenne verdien av all nyttig virksomhet, utvikle internasjonal forståelse og fremme velvilje og fred gjennom et verdensomspennende fellesskap.

§ 3 Hensikten med Rotary

Hensikten med Rotary er å arbeide mot rotarys mål, gjennomføre prosjekter/arbeidsoppgaver basert på de fem tjenesteområdene klubbtjeneste, yrkestjeneste, samfunnstjeneste, internasjonal tjeneste og ungdoms-tjeneste. Klubben skal bidra til å fremme Rotary ved å styrke medlemsarbeidet, støtte Rotary Foundation og utvikle ledere.

§ 4 Klubbens område

Klubbens geografiske område er Ås kommune.

§ 5 Styret

Styret leder klubben i overensstemmelse med disse vedtektene. Styret ledes av presidenten og består for øvrig av visepresident, innkommende president,  sekretær, kasserer og leder av programkomitéen. Lederne i komiteene deltar ved behov.

Sist avgåtte president tjenestegjør som visepresident i det etterfølgende Rotaryår.

§ 6 Valg av styre og andre tillitsvalgte

Valgkomitéen består av de tre sist avgåtte  presidentene i klubben. Leder er den som var president først.

Valgkomiteen skal innen 15.november hvert år legge fram forslag til: president, innkommende president, sekretær, kasserer og revisor for kommende Rotaryår.

Sekretæren velges for en periode av to Rotaryår. For første del av valgperioden er vedkommende visesekretær og vil den siste valgperioden være sekretær. Visesekretæren fungerer som varamedlem i styret for sekretæren.

Valgene foretas på valgmøtet/årsmøte som skal holdes før 31.desember jf. for øvrig paragraf 10.

§ 7 De tillitsvalgtes plikter

Presidenten

Presidenten skal lede møtene i klubben og i styret og utføre slike oppgaver som hører til dette vervet. Presidenten har sammen med et annet styremedlem signaturrett i saker som medfører økonomiske eller andre større forpliktelser for klubben. Presidenten har anvisningsrett alene.

Visepresidenten

Visepresidenten inngår i styret og utfører de oppgaver som er foreskrevet av presidenten eller styret. Vise-presidenten skal lede møtene ved presidentens fravær.

Sekretæren

Sekretæren har ansvar for all utadrettet rapportering, arkiv-funksjoner, medlemsfortegnelse, frammøteregistrering mv

Sekretærens faste oppgaver er:

§  Føre medlemsfortegnelse

·       Skrive og oppbevare referater fra styremøtene og sende referatene til medlemmene innen 60 dager

·       Utføre andre arbeidsoppgaver som tilligger sekretæren

·       Sekretæren har ansvar for alle arkivfunksjoner, herunder at avtalte dokumenter blir overført til Lokalhistorisk arkiv.

Kassereren

Kassereren skal ta vare på alle klubbens midler og gjøre rede for disse hvert år overfor klubben.

Kassererens faste oppgaver er:

§   Med utgangspunkt i innkommende presidents forslag til ”Klubbens planer og mål” skal kassereren utarbeide forslag til budsjett for kommende Rotaryår og legge dette fram for godkjennelse i  styret.  Klubben skal ha budsjettet for behandling og godkjennelse   innen utgangen av april måned – senest 15.mai

§  Gjennomføre budsjettkontroll

§  Føre klubbens regnskap og legge årsregnskapet, inklusiv forslag til eventuelle oppgjørsdisposisjoner, fram for styret for behandling og godkjennelse.

·      Årsregnskapet legges fram for klubben for sluttbehandling og godkjennelse innen utgangen av september

§   Innkassere klubbkontingenten

§  Betale kontingent til Rotary International, Distrikt 2260, Rotary Norden mv.

§  Ta i mot og sende medlemmenes bidrag til Rotary Foundation og  Polio Plus innen de fastlagte frister for dette

§  Foreta utbetalinger etter at bilagene er anvist av presidenten.

§ 8 Møter

·      Det årlige møtet for valg av styremedlemmer og andre tillitsverv skal holdes en av de faste møtedagene i desember i overensstemmelse med retningslinjer gitt i § 6

·      De regulære møtene skal normalt holdes tirsdag i Ås kulturhus. Varsel om forandringer eller sløyfing av regulære møter skal gis til alle medlemmer»

·      Klubben er beslutningsdyktig når minst en tredjedel av medlemmene er til stede, så vel ved valgmøtet som ved ordinære møter i klubben

·      Styremøter skal innkalles av presidenten ved behov, eller etter anmodning av minst to styremedlemmer. Styremøtene innkalles med 1 ukes varslingsfrist – ved hasteinnkallelse minimum 3 dager

·      Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styrets medlemmer er til stede.

§ 9 Kontingent

I forbindelse med fremleggelse av årsbudsjettet foreslår styret årskontingentens størrelse som skal vedtas av klubbmøtet

Den til enhver tid gjeldende årskontingent fastlagt av klubbmøtet betales halvårlig innen 10. juni for perioden 01.07 til 31.12 og innen 10.desember for perioden 01.01. til 30.06.

§ 10 Avstemning

Det stemmes ved å avgi stemmetegn. Hvis det foreligger flere kandidater til tillitsverv, skal avstemning foregå skriftlig.

§ 11 Komitéer

Klubben har følgende faste komitéer:

           i.     Programkomité

          ii.     Velferd- og arrangementskomité

        iii.     (Dette er klubbens administrasjonskomitéer)

        iv.     Medlemskapskomité 

          v.     Kommunikasjon- og PR-komité

        vi.     Rotary Foundation-komité

       vii.     Prosjektkomitéer

Ut over de faste komiteene oppnevner presidenten, med styrets godkjennelse, de komitéer og prosjektgrupper som han/hun finner nødvendig.

Presidenten kan etter eget ønske delta i alle komitéer med fulle rettigheter.

§ 12 Komitéenes oppgaver

Enhver komité skal behandle de saker som er tillagt den,  og saker som blir overlatt den av presidenten eller styret. Uten fullmakt fra styret kan ingen komité sette i gang arbeid som påfører klubben kostnader eller berører tredjeperson.

Hver enkelt komité skal ha et mandat, klart definerte mål og handlingsplaner som fastlegges ved begynnelsen av hvert Rotaryår.

Komitéleder har ansvar for  komiteens møter og aktiviteter. Alle komitéer ved komitéleder skal levere en rapport til presidenten om komitéens aktiviteter gjennom Rotaryåret innen 20. mai.

§ 13 Permisjon

Ved begrunnet og skriftlig søknad til styret , kan tillatelse til fravær bli gitt, slik at et medlem fritas for å være til stede ved møter i klubben for et nærmere bestemt tidsrom.

§ 14 Finanser

·       Før begynnelsen av hvert regnskapsår skal styret utarbeide forslag til budsjett som forelegges klubbmøtet for behandling og godkjenning

·       Kassereren skal sette alle penger inn i en bank som styret bestemmer. Det anbefales å opprette minimum to konti – en for klubbaktiviteter og en for tjenesteprosjekter

·       Bankkonto for klubbens løpende transaksjoner disponeres av klubbens kasserer

·       Klubbens regnskapsår skal være 1.juli til 30.juni og skal for innkreving av medlemskontingent deles i to halvårs-perioder fra 1 juli til 31.desember og 1.januar til 30.juni

·       Regnskapet skal ved regnskapsårets slutt revideres av klubbens valgte revisor.

§ 15 Medlemskap

Klubbens medlemmer skal bestå av voksne resurspersoner som viser god karakter og integritet, har et godt omdømme i egen næring, eget yrke og/eller lokalsamfunn, og er villig til å bidra i lokalsamfunnet og/eller ute i verden.       

Klubben kan utnevne æresmedlemmer

§16 Beslutninger

Dersom det fremsettes forslag eller resolusjonsutkast i klubben, skal de vurderes i styret før de behandles i klubbmøtet. Slike forslag, hvis de framsettes på et klubbmøte, skal oversendes til styret uten diskusjon

§ 17 Endringer

Disse vedtektene kan bli endret med to tredjedels flertall på et hvilket som helst regulært klubbmøte, hvor et beslutningsdyktig antall medlemmer er til stede, forutsatt at underretning om slik foreslått endring har vært sendt på e-post eller i vanlig brev til hvert enkelt medlem minst ti dager før møtet. Ingen endringer, eller tillegg til disse vedtekter, kan gjøres om de ikke er i samsvar med klubblovene eller med lover og vedtekter for Rotary International og Rotary Code of Policies.